Odpowiedź na wystapienie pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej

..

Gródek, dnia … września 2007 r

Gródek, dnia 28 września 2007 r.

S.0911-3/07

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku

ul. Branickiego 13

15-085 Białystok

W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne z dnia 27 sierpnia 2007 r. (wpłynęło do tut. Urzędu w dniu 29 sierpnia 2007 r.), uprzejmie informuję o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, jak niżej:

Ad.1) Przy prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów realizowanych z udziałem środków pomocowych, stosowana jest zasada prowadzenia tej ewidencji zarówno na kontach Urzędu jako jednostki budżetowej, jak i na kontach budżetu gminy.

Ad.2) W celu zapewnienia prawidłowości ewidencyjnego rozliczenia projektów na kontach ewidencji księgowej, przeznaczonych do ewidencjonowania operacji z udziałem środków pomocowych, ujmowane są wszystkie zdarzenia dotyczące realizacji projektów.

Ad.3) Zapisy na kontach budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej, służących do ewidencji operacji przeprowadzanych na rachunkach bankowych dokonywane są wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych.

Ad.4) Na kontach 223 i 228 ujmuje się środki fizycznie przekazane na wydatki poszczególnym jednostkom budżetowym.

Ad.5) Kontrola wydatków Komunalnego Zakładu Budżetowego w trybie art. 178 ustawy finansach dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) zostanie przeprowadzona po powrocie Skarbnika z urlopu macierzyńskiego w drugiej połowie listopada br., zgodnie z planem kontroli.

Ad.6) Plany finansowe zadań zleconych, zgodnie z przepisami art. 186 wyżej powołanej ustawy o finansach publicznych oraz § 3 - 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955) zostały opracowane i przekazane do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w dniu 15 maja 2007 r.

Ad.7) W zakresie przetargów na zbycie nieruchomości:

od czasu kontroli wykazy nieruchomości oraz ogłoszenia o przetargach zawierają wymagane ustawą z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.) informacje, o których mowa w art. 35 ust. 1 wyżej powołanej ustawy oraz w § 13 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108);
wykazy nieruchomości są wywieszane na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy i zamieszczane w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Gródek, a ponadto, stosownie do art. 35 ust. 1 wyżej powołanej ustawy, informacja o wywieszeniu tych wykazów podawana jest do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w regionalnym wydaniu „Gazety Wyborczej” oraz na tablicy ogłoszeń w miejscowości, której wykaz dotyczy;

przestrzegana jest zasada dopuszczania do przetargu wyłącznie tych osób, które wpłaciły wadium. W omawianym w wystąpieniu pokontrolnym przypadku sprzedaży udziału Gminy w działkach Nr 61 i 18 w Łużanach, obaj współwłaściciele biorący udział w przetargu wnieśli wymagane wadium. Nabywca udziału w działce Nr 18 - KEMOS wniósł w dniu 27 czerwca 2006 r., tj. w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu, wadium w łącznej kwocie 20.000 zł, obejmującej wadium dotyczące działki Nr 61 w wysokości 15.000 zł i wadium dotyczące działki Nr 18 w wysokości 5.000zł (dowód: potwierdzenie wykonanej operacji, wystawione przez Bank PEKAO S.A. w dniu 30 czerwca 2006 r. oraz polecenie przelewu z dnia 27 czerwca 2006 r. WB/D/32/06).

Ad.8) Został przygotowany projekt uchwały w sprawie określenia stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanej wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej, a także podziałem nieruchomości. Projekt będzie poddany pod dyskusję radnych na, zaplanowanym w październiku br., wspólnym posiedzeniu komisji stałych Rady Gminy Gródek, a następnie - przedstawiony Radzie Gminy na najbliższej Sesji Rady.

Ad.9) Po podjęciu przez Radę Gminy uchwały w sprawie określenia stawki opłaty adiacenckiej zostaną przeprowadzone, zgodnie z zasadami określonymi ustawą z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.), z właścicielami nieruchomości rozliczenia wynikające z budowy przez Gminę urządzeń infrastruktury, w tym kanalizacji sanitarnej z uwzględnieniem uwarunkowań określonych ustawą z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858).

Ad.10) Zobowiązałem Inspektora ds. gospodarki nieruchomościami do systematycznego monitorowania zawartych umów dzierżawnych oraz do dokonywania waloryzacji stawek czynszu zgodnie z postanowieniami umów.

Ad.11) Zobowiązałem Inspektora ds. kadrowych do dołożenia należytej staranności w zakresie monitorowania zgodności ustalonych pracownikom wynagrodzeń i kategorii zaszeregowania z obowiązującymi aktualnie przepisami. Pracownik ma zapewniony dostęp do aktualnych przepisów poprzez System Informacji Prawnej „LEX Dla Samorządu Terytorialnego” oraz wydawnictw prawnych w ramach Systemu INFOR LEX.

Ad.12) Zwróciłem się pismem do Zarządu Powiatu Białostockiego o refundację koniecznych wydatków, poniesionych przez Gminę Gródek na zimowe utrzymanie dróg powiatowych w sezonie 2005/2006, w kwocie przekraczającej środki określone w zawartym porozumieniu.

Ad.13) Został przedstawiony Radzie Gminy Gródek projekt uchwały w sprawie stawki jednostkowej dotacji przedmiotowej dla Komunalnego Zakładu Budżetowego w Gródku. Na Sesji w dniu 12 września 2007 r. Rada Gminy podjęła uchwałę Nr IX/61/07, ustalając stawkę jednostkową dotacji przedmiotowej na 2007 r. w zakresie oczyszczania ścieków. Na podstawie niniejszej uchwały zostaną skorygowane wydatki w uchwale budżetowej i przedstawione do akceptacji Radzie Gminy na najbliższej Sesji.

Ad.14) Szczegółowość rozliczenia dotacji przedmiotowej przez Komunalny Zakład Budżetowy zostanie określona odrębnym zarządzeniem.

Ad.15) Zobowiązałem odpowiedzialnych pracowników Referatu Finansowego do wnikliwego i starannego badania sprawozdań Rb-30 przedkładanych przez Komunalny Zakład Budżetowy w zakresie prawidłowości ustalenia faktycznego stanu środków obrotowych i rozliczeń z budżetem.

Ad.16) Dochody z tytułu opłaty produktowej zarachowane w 2006 r. na dochody Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w kwocie 10,50zł zostały przelewem w dniu 20 września 2007 r. przekazane z rachunku GFOŚiGW na dochody Gminy.

Ad.17) Plan finansowy GFOŚiGW został sporządzony w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej.

Ad.18) Mając na uwadze obowiązek nałożony art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej w zakresie kontroli podatkowej, w Referacie Finansowym został zatrudniony pracownik, do obowiązków którego należy przeprowadzanie kontroli podatkowych zgodnie procedurą określoną w przepisach prawa podatkowego. Pracownik został przeszkolony w zakresie postępowania podatkowego oraz w zakresie skutecznych form likwidacji zaległości podatkowych.

Ad.19) Dokonano korekty sprawozdań budżetowych za 2005 r. i 2006 r. i przesłano Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku.

Ad. 20) W zakresie wyeliminowania nieprawidłowości i niejasności w zakresie rzetelności danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych:

W oparciu o posiadaną ewidencję i dokumentację, dotyczącą mienia Gminy dokonano analizy złożonych deklaracji podatkowych w podatku od nieruchomości za lata 2004, 2005, 2006.
Zobowiązałem merytorycznych pracowników do systematycznej weryfikacji ewidencji podatkowej i przestrzegania obowiązku wynikającego z art. 272 Ordynacji podatkowej w zakresie czynności sprawdzających, mających na celu skonfrontowanie danych wykazanych przez podatników w informacjach i deklaracjach podatkowych ze stanem faktycznym, a w razie stwierdzenia rozbieżności - wyegzekwowanie prawidłowo wypełnionej deklaracji.

W odniesieniu do nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie kontroli w zakresie rozbieżności pomiędzy danymi wykazanymi w deklaracjach na podatek leśny a ewidencją geodezyjną:

a) przez osoby prawne - do wszystkich podatników wymienionych w protokole kontroli (załącznik Nr 12 poz. 1, 6, 7, 8, 9, 14, 16, 18) w dniu 19 września 2007 r. zostały skierowane wezwania do złożenia wyjaśnień oraz przedstawienia dokumentów, na podstawie których zostały sporządzone deklaracje;

b) przez osoby fizyczne:

- w celu ustalenia prawidłowego wieku lasu, podatników wymienionych w załączniku Nr 13 poz. 10, 27, 38 w dniu 11 września 2007 r. wezwano do uzupełnienia informacji w sprawie podatku leśnego,

- podatnika wymienionego w załączniku Nr 13 poz. 2 w dniu 11 września 2007 r., a podatnika wymienionego pod poz. 30 w dniu 12 września 2007 r. - wezwano do uzupełnienia informacji w sprawie podatku leśnego, rolnego i podatku od nieruchomości w celu prawidłowego ustalenia łącznego zobowiązania pieniężnego,

- podatników wymienionych w załączniku Nr 13 poz. 3, 4, 7, 8, 15, 16, 17, 25, 29, 31, 32, 33 w dniu 10 września 2007 r., a podatników wymienionych pod poz. 28, 36, 37 w dniu 12 września 2007 r. - wezwano do uzupełnienia informacji w sprawie podatku leśnego celem prawidłowego ustalenia wymiaru podatku leśnego,

- w wyniku konfrontacji danych wykazanych w informacji złożonej w dniu 25 sierpnia 2005 r. przez podatnika wymienionego w załączniku Nr 13 poz. 9 ustalono, iż powierzchnia lasu wykazana w informacji - 5,4998ha, jest zgodna z ewidencją geodezyjną.

Po wyegzekwowaniu od wskazanych wyżej podatników informacji i dokumentów, merytoryczni pracownicy przeprowadzą dalsze czynności w celu prawidłowego ustalenia opodatkowania.

Ad.21) Zobowiązałem merytorycznych pracowników Referatu Finansowego do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych oraz do przestrzegania zasad prowadzenia egzekucji należności podatkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.) oraz wewnętrznymi regulacjami.

Zarządzeniem Nr 12/07 z dnia 13 września 2007 r. dokonałem zmiany zarządzenia Nr 7/07 z dnia 6 marca 2007 r. w sprawie ustalenia procedur prowadzenia kontroli finansowej w Urzędzie Gminy Gródek, dostosowując zapisy dotyczące egzekucji należności do obowiązujących w tym zakresie przepisów, wyżej powołanego, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. oraz Ordynacji podatkowej.

W zakresie wyszczególnionych w protokole kontroli nieprawidłowości dokonano następujących czynności:

- podatnikowi wymienionemu w załączniku Nr 14 poz. 1 w dniu 12 września 2007 r. wystawiono tytuł egzekucyjny na zaległość w kwocie 95,00zł;

- podatnik wymieniony w załączniku Nr 14 poz. 2 w dniu 13 kwietnia 2007 r. uregulował zaległość;

- podatnikowi wymienionemu w załączniku Nr 14 poz. 4 wystawiono w dniu 17 września 2007 r. decyzję Nr Fn.31132-380068/07 umarzającą, na podstawie art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe obejmujące część III raty za 1998 r. i IV ratę 1998 r. oraz należności za lata 1999 - 2000. Natomiast w dniu 12 września 2007 r. na zaległe raty za lata 2002 - 2004 zostały wystawione tytuły egzekucyjne na łączna kwotę 220,80zł;

- w sprawie podatnika wymienionego w załączniku Nr 14 poz. 6 - wystąpiono do Urzędu Stanu Cywilnego z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych. W odpowiedzi uzyskano informację, że podatnik zmarł w dniu 24 listopada 2006 r. Prowadzone są czynności w celu ustalenia spadkobierców;

- podatnikowi wymienionemu w załączniku Nr 14 poz. 7 wystawiono w dniu 25 września 2007 r. decyzję Nr Fn.31132-620014/07 umarzającą, na podstawie art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe dotyczące zaległości w podatku leśnym za lata 1999-2001 oraz wystawiono upomnienie za 2002 r.

Ad.22) W wyniku weryfikacji prawidłowości udzielonych ulg w podatku rolnym z uwzględnieniem przepisów ustawy o podatku rolnym, przepisów wykonawczych oraz Ordynacji podatkowej, podjęto czynności w celu zmiany decyzji ostatecznych.

W odniesieniu do decyzji związanej z przeprowadzonym postępowaniem scaleniowym ustalono, iż scalenie odbyło się na podstawie decyzji Wójta Gminy Gródek Nr GG.III.6041-Sc-5-1/99/01/02/03 z dnia 2 kwietnia 2003 r., zatwierdzonej następnie decyzją Wojewody Podlaskiego Nr RR.II.76151-21/03 z dnia 30 lipca 2003 r. Natomiast, jak wyjaśnia Starostwo Powiatowe, dokument o sygnaturze GKN.III.6017-1-2/0/04 z dnia 2 marca 2004 r. jest pismem przewodnim Starostwa Powiatowego Wydz. GKiN w Białymstoku, przekazującym decyzję Wójta Gminy Gródek z dnia 2 kwietnia 2003 r.

Ad.23) W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie uzyskiwania dochodów z tytułu opłaty targowej, wystąpiłem z pismem do Komunalnego Zakładu Budżetowego o dokonanie wpłaty w kwocie 886zł tytułem zaniżonych wpłat opłaty targowej oraz zwrot nadpłaconej kwoty prowizji w wysokości 23,20 zł. Kwoty te zostały wpłacone na konto Gminy w dniu 27 września 2007 r.

Ad.24) Od czasu kontroli przestrzegane są zasady rachunkowości w zakresie prowadzenia ewidencji podatków i opłat, w szczególności wynikające z art. 65 Ordynacji podatkowej zasady dotyczące wygaśnięcia zobowiązań podatkowych w drodze kompensaty.

Ze względu na podjęte, ale nie zakończone (w związku z urlopem macierzyńskim Pani Renaty Wysockiej - Skarbnik Gminy) działania w zakresie opracowania wewnętrznych regulacji dotyczących zasad ewidencji operacji dotyczących projektów na kontach syntetycznych budżetu, zasad kontroli podatkowej oraz w zakresie szczegółowości rozliczania dotacji przedmiotowej przez KZB - zwracam się z uprzejmą prośbą o przesunięcie terminu wykonania zaleceń w tym zakresie do 31 stycznia 2008 r.