Doręczanie dokumentów elektronicznych

Dokumenty elektroniczne można składać do Urzędu Gminy Gródek:

1. poprzez system elektronicznej skrzynki podawczej za pośrednictwem:

a) platformy ePUAP

b) Cyfrowego Urzędu Wrót Podlasia

2. pocztą elektroniczną (e-mail)

3. na nośniku danych

Składanie dokumentów poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP

Doręczanie dokumentów poprzez system elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP http://epuap.gov.pl/ wymaga założenia przez zainteresowanego bezpłatnego konta w platformie ePUAP.

Dokumenty elektroniczne można przesyłać w następującej formie:

- gotowego e-formularza,

- wniosku.

Skrytka ePUAP: /gminagrodek/SkrytkaESP

Wymagania dla dokumentów elektronicznych dostarczanych do Urzędu Gminy Gródek

1. Dokumenty elektroniczne doręczane do Urzędu muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem cyfrowym, lub profilem zaufanym.
Szczegółowe informacje dotyczące możliwości utworzenia i korzystania z profilu zaufanego zostały zamieszczone na stronie ePUAP: http://epuap.gov.pl

Uwaga

Profil zaufany ePUAP jest darmowym ważnym 3 lata odpowiednikiem kwalifikowanego podpisu. Można go uzyskać poprzez platformę ePUAP http://epuap.gov.pl/

2. W przypadku braku podpisu wnioskodawca zostanie wezwany w celu uzupełnienia braków formalnych w terminie 7 dni.

3. Akceptowane formaty załączników to: DOC, DOCX, RTF, ODT, ODS , XLS, XLSX, CSV, TXT, GIF, TIF, BMP, JPG, PDF, ZIP.

4. Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami nie może przekroczyć 5,5MB.

Nadawca składający przesyłkę przez ESP dostaje automatycznie potwierdzenie o odebraniu przesyłki przez Urząd.

Odpowiedzi na pisma złożone do urzędu przez ESP są wysyłane w formie elektronicznej i podpisane podpisem kwalifikowanym. Jeżeli w ciągu 7 dni od daty wysłania urząd nie otrzyma potwierdzenia doręczenia adresatowi, wówczas odpowiedź zostanie doręczona w formie tradycyjnej.

 

Składanie dokumentów poprzez Cyfrowy Urząd Wrót Podlasia

Cyfrowy Urząd Wrót Podlasia umożliwia załatwianie części spraw w Urzędzie Gminy Gródek drogą elektroniczną przy wykorzystaniu formularzy online stanowiących załączniki do kart informacyjnych.

Pismo (wniosek) składane drogą elektroniczną musi być podpisane kwalifikowanym podpisem cyfrowym, lub profilem zaufanym, który jest darmowy

Szczegółowe informacje co to jest i jak założyć profil zaufany znajdują się na platformie pz.gov.pl.

W celu złożenia w Urzędzie Gminy Gródek dokumentu drogą elektroniczną należy:

  • wejść na stronę Cyfrowego Urzędu dedykowaną Urzędowi Gminy Gródek klikając tutaj
  • wybrać z listy stosowną usługę i wypełnić formularz online dołączając dokument(-y) elektroniczne

Uwaga

Maksymalny rozmiar przesyłanego elektronicznie wniosku wraz z załącznikami nie może przekraczać wielkości 5 MB

Akceptowane formaty załączników

DOC, DOCX, RTF, ODT, ODS , XLS, XLSX, CSV, TXT, GIF, TIF, BMP, JPG, PDF, ZIP

  • wypełniony formularz z załączonymi dokumentami podpisać bezpiecznym podpisem weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub ważnego profilu zaufanego

Jeśli transakcja przebiegła pomyślnie otrzymasz potwierdzenie – Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Zostanie ono wyświetlone na ekranie

Przesyłanie pism pocztą elektroniczną (e-mail)

Za pośrednictwem poczty elektronicznej, na  adres mailowy Urzędu  sekretariat@grodek.pl, mogą być składane skutecznie jedynie pisma, które nie wymagają podpisania ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym, tj. skargi i wnioski oraz wnioski o udostępnienie informacji publicznej. Odpowiedzi na nie przesyłane są nadawcy w formie elektronicznej na podany przez niego adres mailowy o ile nadawca nie zażąda przekazania odpowiedzi w inny sposób.

Doręczanie dokumentów elektronicznych na nośnikach danych

Dokument elektroniczny doręczany na elektronicznym nośniku danych jest przekazywany wraz z tym nośnikiem.

Przyjmujemy następujące typy nośników danych:

  • dysk CD (CD-RW) lub DVD (DVD-RW),
  • pamięć flash,
  • dysk USB.

Nośniki danych przekazane do Urzędu powinny być opatrzone: imieniem i nazwiskiem, oraz adresem korespondencyjnym osoby wnoszącej.

Potwierdzeniem złożenia przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych będzie wydruk notatki o przyjętej przesyłce o której mowa wyżej, z naniesioną i wypełnioną pieczęcią wpływu, chyba, że składany dokument jest podpisany  podpisem kwalifikowany. Wówczas poświadczenie przedłożenia zostanie przesłane na adres poczty elektronicznej wskazany przez doręczającego albo zapisane na dodatkowym informatycznym nośniku danych dostarczonym przez doręczającego.

Odpowiedzi na pisma złożone na nośniku informatycznym, są wysyłane w formie papierowej na adres zwrotny Klienta.

 

Metryka strony

Udostępniający: Gmina Gródek

Wytwarzający/odpowiadający: Piotr Supronik

Data wytworzenia: 2020-12-14

Wprowadzający: Piotr Supronik

Modyfikujący: Piotr Supronik

Data modyfikacji: 2020-12-22

Opublikował: Piotr Supronik

Data publikacji: 2020-12-14